30 терминов, которые встречаются в заявках, расчётах, накладных и отчётах. Каждое определение отраслевое и верно за пределами LogiFlow; там, где у нас слово значит своё, это сказано отдельной врезкой — иначе одно и то же «тариф» означало бы три разные вещи в одном разговоре.
Взаиморасчёты — учёт денежных обязательств между сторонами перевозки: сколько заказчик должен экспедитору и сколько экспедитор должен перевозчику, с историей оплат и остатком долга по каждому контрагенту.
Обе стороны одной перевозки видны в одном месте, поэтому маржа по перевозке считается без сведения таблиц.
См. также: Экспедитор, Проводка, Дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — сумма, которую заказчики должны компании за оказанные, но не оплаченные услуги. Это выставленные и не закрытые оплатой счета, то есть деньги, заработанные, но пока не полученные.
См. также: Кредиторская задолженность, DSO, Старение долга
Заявка — запрос заказчика на перевозку конкретного груза по конкретному маршруту. В ней фиксируются клиент, отправитель и получатель, адреса, состав груза (места, вес, объём) и условия расчёта стоимости. Заявка описывает обязательство перед заказчиком, а не сам рейс.
Заявку можно завести, ещё не зная, в каком рейсе поедет груз — она существует без отправления сколько угодно. Заказчик с ролью «клиент» создаёт заявку сам и правит её, пока она в начальном статусе; дальше изменения вносит менеджер.
См. также: Отправление, Статус, Тариф расчёта
Кастомные поля — собственные поля компании, добавленные к стандартным карточкам заявки, отправления или финансового документа: номер договора, внутренний код, признак опасного груза. Заводятся без участия разработчика.
Значения кастомных полей доступны в печатных шаблонах как переменные, то есть попадают в договоры и акты вместе со стандартными данными. Печатный шаблон при этом — обычный файл Excel с переменными в двойных фигурных скобках, который компания оформляет по-своему.
Контрагент — внешняя организация, с которой компания работает: заказчик перевозок, перевозчик, поставщик услуг. С контрагентом связаны реквизиты, договорные условия и взаиморасчёты.
Реквизиты заполняются автоматически — организационные данные по ИНН из данных ФНС, банковские по БИК. Вручную остаётся проверить и дополнить.
См. также: Перевозчик, Взаиморасчёты
Кредиторская задолженность — зеркальная величина: сколько компания должна перевозчикам и поставщикам услуг по принятым, но не оплаченным обязательствам.
Кредиторка показывается рядом с дебиторкой в отчёте по задолженностям, но в старение долга и в показатель DSO не входит — оба считаются только по дебиторке.
См. также: Дебиторская задолженность, Старение долга
Кросс-курс — курс пересчёта суммы из одной валюты в другую через базовую валюту компании: курс первой валюты делится на курс второй. Прямых пар валют при этом хранить не нужно — достаточно курса каждой валюты к базовой.
Курсы вносятся вручную на дату; автоматической загрузки курсов ЦБ в системе нет. Если курса на нужную дату не нашлось, расчёт возвращает ошибку, а не подставляет единицу — молчаливый пересчёт «один к одному» дал бы неверную сумму в документе.
См. также: Снимок условий тарифа, Взаиморасчёты
КЭП — квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Подписанный ею документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью, без дополнительного соглашения сторон.
Титулы электронной транспортной накладной подписываются на компьютере пользователя, в браузере с установленным криптопровайдером. Закрытый ключ подписи на сервер не передаётся.
См. также: ЭТрН, Оператор ЭДО
Маржа — доля прибыли в доходе, в процентах: прибыль делится на доход и умножается на сто. Прибыль при этом равна доходу за вычетом расхода. Если дохода за период не было, маржа не определена.
Маржа считается и на компанию за период, и на каждое отправление отдельно — доход от заказчиков против расходов на перевозчиков по этой же перевозке.
См. также: Проводка, Взаиморасчёты
Мультикомпанийность — устройство системы, при котором данные каждой компании изолированы друг от друга, а сотрудник одной компании не видит записи другой ни через интерфейс, ни через программный доступ.
Изоляция действует и внутри компании — роль «клиент» видит только свои заявки и не видит ни чужие перевозки, ни финансы; в справочнике тарифов ей открыты лишь помеченные публичными и те, что стоят в её заявках.
См. также: Тарифный план
Мультимодальная перевозка — доставка груза несколькими видами транспорта по одному договору с заказчиком. Заказчик имеет дело с одним исполнителем и одной ценой, а внутри перевозка разбита на этапы с разными перевозчиками и перегрузками между ними.
Этапы ведутся внутри одного отправления, поэтому экономика перевозки считается целиком — доход от заказчика против расходов по всем этапам, а не по каждому подрядчику отдельно.
См. также: Этап перевозки, Экспедитор, Отправление
Объёмный вес — условный вес груза, полученный умножением объёма на коэффициент перевода (обычно 250 кг/м³ для автоперевозок, 167 для авиа, 1000 для морского LCL). К оплате принимается больший из двух — физический или объёмный — потому что лёгкий габаритный груз занимает место, за которое перевозчик платит.
Объём партии сначала складывается по всем местам, и только потом один раз сравнивается с суммарным физическим весом. Построчное сравнение заметно завышало бы итог. Допустимый диапазон коэффициента — от 1 до 10 000, а объёмный вес применяется только к тарифам в килограммах.
См. также: Оплачиваемый вес, Тариф расчёта
Оператор ЭДО — организация, включённая в реестр ФНС и обеспечивающая юридически значимый обмен электронными документами между сторонами сделки, включая передачу в государственные информационные системы.
Оплачиваемый вес — величина, по которой считается стоимость перевозки: больший из физического и объёмного веса всей отправки. Считается один раз на отправку целиком, а не по каждому месту отдельно. Пример — 240 кг и 1,5 м³ при коэффициенте 250 кг/м³ дают объёмный вес 375 кг, и к оплате идут именно 375 кг.
См. также: Объёмный вес, Тариф расчёта
Отправление — конкретная перевозка, то есть рейс, которым везут груз. В одно отправление собирается несколько заявок разных заказчиков — это обычная консолидированная перевозка. Отправление отвечает на вопрос «чем и когда везём», заявка — на вопрос «что и кому обещали».
Одна заявка в каждый момент привязана максимум к одному отправлению. Если груз заказчика разделили на две машины, под каждую часть заводится своя заявка. Отправление можно создать и без заявок — например, когда машина оформляется заранее.
См. также: Заявка, Этап перевозки, Мультимодальная перевозка
Перевозчик — сторона, которая физически везёт груз: собственным транспортом или привлечённым. Для экспедитора перевозчик — подрядчик, расходная сторона перевозки.
Перевозчик назначается на этап перевозки, и по нему копится статистика — сколько этапов выполнил, средняя длительность, доля доставок в срок.
См. также: Этап перевозки, Контрагент, OTD
Проводка — подтверждение финансовой операции, после которого она начинает влиять на балансы счетов и на расчёты с контрагентом. До проводки операция существует как черновик и в остатках не участвует.
Разделение на «внесено» и «проведено» позволяет вносить операции по мере поступления бумаг, а признавать их — когда данные проверены. Финансовые показатели аналитики строятся на проведённых начислениях.
См. также: Взаиморасчёты, Дебиторская задолженность, Маржа
Режим «только чтение» — состояние учётной записи компании, при котором данные остаются доступны для просмотра и выгрузки, но создание и изменение записей заблокировано. Включается, когда подписка на паузе или договор прекращён.
На паузе данные не удаляются; после прекращения договора — 30 дней, затем удаляются. В пробном периоде режим не включается даже при нулевом балансе.
См. также: Тарифный план
Снимок условий тарифа — копия условий расчёта, зафиксированная на заявке в момент назначения тарифа: ставка, валюта, единица, количество единиц, флаг и коэффициент объёмного веса. Дальнейшие правки справочника на эту заявку уже не влияют.
Цена позиции счёта считается из снимка, а не из текущего справочника, поэтому изменение ставки не переписывает историю задним числом. Пустой снимок не дозаполняется — заявка не может принять условия, которых на момент её создания не существовало.
См. также: Тариф расчёта, Кросс-курс
Старение долга — группировка неоплаченной дебиторской задолженности по возрасту просрочки. Чем дальше корзина, тем ниже вероятность получить деньги, поэтому распределение по корзинам говорит о качестве портфеля больше, чем общая сумма долга.
Корзин пять, и корзина определяется просрочкой — разницей между сегодняшней датой и датой оплаты счёта, а не возрастом самого счёта. Суммы приводятся к базовой валюте компании.
См. также: Дебиторская задолженность, DSO
Статус — стадия жизненного цикла заявки или отправления, отражающая, где документ находится в работе. Начальный статус присваивается новой записи, финальный означает, что работа по ней завершена.
Наборы статусов задаёт сама компания. У заявок набор один на всю компанию, у отправлений — свой для каждого типа отправления. Жёсткой машины состояний нет: статус меняется в любом направлении, в том числе назад. Навязывать чужой процесс дороже, чем доверять диспетчеру.
См. также: Заявка, Отправление
Тариф расчёта — запись справочника с условиями расчёта стоимости перевозки: ставка, единица измерения (килограммы или кубометры), за сколько единиц действует ставка, применяется ли объёмный вес и с каким коэффициентом.
Слово «тариф» в отрасли омонимично, и в LogiFlow это различие принципиально. Тариф расчёта — про стоимость перевозки для вашего заказчика; тарифный план — про подписку вашей компании на саму систему. Это разные разделы и разные справочники. В калькуляторе на сайте вводятся «ваши условия расчёта» — они никуда не сохраняются и записью справочника не становятся.
См. также: Тарифный план, Снимок условий тарифа, Объёмный вес
Тарифный план — условия подписки компании на саму систему: лимит сотрудников, объём файлового хранилища, цена и период оплаты — календарный месяц.
Это второй смысл слова «тариф», и его нельзя путать с тарифом расчёта перевозки. Тарифный план — про то, сколько ваша компания платит за LogiFlow; тариф расчёта — про то, сколько ваш заказчик платит за перевозку. Учётные записи заказчиков в лимит тарифного плана не входят.
См. также: Тариф расчёта, Режим «только чтение»
Экспедитор — участник перевозки, который принимает заявку от заказчика и организует доставку силами подрядчиков-перевозчиков, отвечая перед заказчиком за результат целиком. Своего парка у экспедитора может не быть вовсе.
Экспедиторский сценарий держится одной перевозкой на обе стороны — что обещано заказчику и что должны перевозчику, с раздельными расчётами и общей маржой по перевозке.
См. также: Мультимодальная перевозка, Перевозчик, Взаиморасчёты
ЭПЛ — электронный путевой лист, документ о работе транспортного средства и водителя. Обязателен для перевозок собственным парком и оформляется перевозчиком на себя, в отличие от ЭТрН, которая сопровождает груз.
См. также: ЭТрН, Оператор ЭДО
Этап перевозки — отрезок маршрута, который выполняет один перевозчик одним видом транспорта. В отрасли его же называют плечом. Из этапов складывается мультимодальная перевозка: море до порта, затем автомобиль до склада получателя.
В интерфейсе и в справке этот отрезок называется этапом. У каждого свой перевозчик, свои сроки, свои документы и свои расчёты. Перевозчик, водитель и транспортное средство этапа по умолчанию не видны роли «клиент» — заказчик знает, что и куда едет, но не кто везёт.
См. также: Мультимодальная перевозка, Отправление, Перевозчик
ЭТрН — электронная транспортная накладная, юридически значимый электронный аналог бумажной транспортной накладной. Обменивается между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем через оператора электронного документооборота и подписывается электронной подписью.
LogiFlow готовит, подписывает и отслеживает ЭТрН внутри перевозки, а обмен идёт через оператора ЭДО. Оператором ЭДО LogiFlow не является.
См. также: Оператор ЭДО, ЭПЛ, КЭП
DSO (Days Sales Outstanding) — средневзвешенный по сумме срок оплаты дебиторских счетов за последние 90 дней: чем крупнее счёт, тем сильнее он влияет на среднее. Чем меньше значение, тем быстрее выставленный счёт превращается в деньги.
См. также: Дебиторская задолженность, Старение долга
OTD (On-Time Delivery Rate) — доля отправлений, доставленных не позже плановой даты, среди всех доставленных за период. Показатель считается по перевозчикам и отвечает на вопрос, кому можно отдавать срочный груз.
В скоркарте перевозчика значение подсвечивается — от 90 % зелёным, от 70 до 90 % жёлтым, ниже 70 % красным. Рядом идёт доля завершённых этапов, которая показывает уже не срочность, а аккуратность в закрытии документов.
См. также: Перевозчик, Этап перевозки
TMS (Transportation Management System) — класс систем для управления перевозками: приём и ведение заявок, учёт этапов маршрута, расчёт стоимости, документооборот и взаиморасчёты с заказчиками и перевозчиками. В отличие от WMS, которая управляет складом, TMS управляет движением груза между точками.
Маршрут LogiFlow не планирует и не оптимизирует. Цепочку этапов — точки, даты и перевозчика на каждом участке — выстраивает менеджер, а система ведёт её учёт дальше: статусы, документы и деньги по каждому этапу.
См. также: Экспедитор, Отправление
Как заявка, этапы, тариф и взаиморасчёты выглядят в системе на вашем маршруте, проще увидеть на демонстрации — или посчитать оплачиваемый вес прямо сейчас, без регистрации: открыть калькулятор