Финансы и взаиморасчёты

Финансовая операция в LogiFlow — единица финансового учёта: счёт, выставленный контрагенту или полученный от него, либо платёж, входящий или исходящий. У каждой операции два независимых признака: направление денег и тип документа. Их сочетание задаёт смысл записи и определяет, какие балансы она изменит после проведения.

Правило, из которого дальше следует всё остальное: счёт — это обязательство, оплата — это деньги.

У каждой операции есть флаг «Проведено». Пока он не поднят, операция существует как черновик: она видна в списке, её можно править и удалять, но балансы она не трогает и в аналитику не попадает. Проведение означает, что запись признана состоявшейся.

В момент проводки система дополнительно фиксирует остаток по документу, делает операцию видимой в аналитике и записывает в журнал, кто и когда её провёл; проведение и отмена проводки логируются отдельными событиями. Права здесь узкие: проводить и отменять проводку могут администратор и руководитель, потому что проводка — это подтверждение данных как достоверных.

Три баланса, которые нельзя смешивать

1. Баланс счёта-кассы — сколько реальных денег лежит в конкретном источнике: на расчётном счёте, в кассе, на карте.
2. Баланс контрагента — взаиморасчёты в разрезе валюты: кто кому должен.
3. Остаток документа — сколько по конкретному счёту или платежу ещё не закрыто связями. У счёта это «остаток к оплате», у платежа — «остаток к разнесению».

Третий двигается разнесением, первые два — только проводкой. Смешение этих трёх величин и есть источник вопросов «почему не сходится».

Все остатки сведены в отдельный раздел «Баланс» с тремя вкладками: счета компании с итогом по валютам, внешние контрагенты и клиенты. Балансы показываются по каждой валюте отдельно: колонка на валюту, без «средней температуры».

Платёж не гасит счета «сам по себе» по совпадению контрагента. Связь между конкретным платежом и конкретным счётом указывается явно: это и есть разнесение. При нём уменьшаются остаток к оплате счёта и остаток к разнесению платежа.

Правила, которые система удерживает за вас:

• связываются документы одной компании, одной валюты и одного контрагента, и оба обязаны быть проведены;
• сумма связи не больше меньшего из двух остатков;
• один платёж разносится на несколько счетов, несколько платежей — на один счёт;
• когда остаток к оплате дошёл до нуля, счёт помечается оплаченным;
• при отмене проводки связи распускаются, а остатки возвращаются.

Платёж удобно создавать прямо из счёта, командой «Создание на основании»: поля подставляются, сумма по умолчанию равна остатку к оплате, а после проводки система сразу предложит связать документы.

Счёт в LogiFlow — не просто место хранения денег. На нём же хранятся организационно-правовая форма, ИНН и КПП, банковские реквизиты и подписанты с основанием полномочий. Печатная форма подставляет реквизиты вашей стороны из того счёта-кассы, который выбран в документе. Поэтому одна компания спокойно ведёт несколько юридических лиц: по счёту-кассе на каждое (и на каждую валюту).

Валюта тоже задаётся на счёте-кассе и наследуется документом: сначала выбирается касса, и уже её валюта становится валютой счёта или платежа. Отдельно валюту в документе не выбирают, и мультивалютной кассы не бывает: один счёт, одна валюта.

НДС уже внутри суммы

Налоговый режим задаётся на счёте-кассе, а не в операции, и режимов три: облагается НДС со своей ставкой, «НДС 0 %» по статье 164 НК для международной перевозки и «без НДС» для освобождения или упрощёнки. У нового счёта по умолчанию стоит «без НДС»: ставку система не придумывает, потому что молча подставленный процент уехал бы в печатную форму и в электронную накладную.

Все суммы в системе хранятся с налогом. НДС не прибавляется к сумме, а выделяется из неё по расчётной ставке: 122 000 рублей при ставке 22 % — это 100 000 без НДС и 22 000 налога, а не 122 000 плюс 26 840. Разложение «без НДС / НДС / всего» появляется в печатной форме.

Рассогласовать режим и ставку система не даст: ненулевая ставка возможна только в режиме «облагается НДС», а в этом режиме ставка обязана быть больше нуля.

Дебиторская задолженность — это проведённые исходящие счета, у которых остался незакрытый остаток. Отчёт по старению раскладывает их по пяти корзинам, от «срок не наступил» до «90+ дней», считая просрочку как разницу между сегодняшней датой и датой оплаты счёта. Что означает каждая корзина и как с ней работать, разобрано в статье о взаиморасчётах экспедитора.

По каждой корзине видны сумма и количество счетов, а также до пяти крупнейших должников с максимальной просрочкой по каждому, чтобы работа начиналась с самых старых и крупных долгов, а не с того, кто попался в списке первым.

Рядом стоят две метрики в днях. DSO — это средневзвешенный по сумме срок оплаты дебиторских счетов за последние 90 дней: чем крупнее счёт, тем сильнее он влияет на среднее. Вторая метрика — средний возраст непогашенного остатка, то есть насколько «старая» дебиторка висит прямо сейчас.

В DSO заложено одно честное упрощение: у ещё не оплаченных счетов вместо даты платежа берётся сегодняшняя, и это немного завышает показатель; что из этого следует, разобрано в той же статье о взаиморасчётах.

Операция связывается с заявкой и отправлением, и именно эта связь превращает финансы из реестра платежей в аналитику по перевозкам. В счёт, привязанный к заявке с выбранным тарифом, позиция добавляется одним действием: количество, цена и сумма считаются по замороженным условиям тарифа заявки, а не по текущему состоянию прайса, и по курсу на дату документа, а не на сегодня.

Вместе с суммой сохраняется применённый курс и его дата, чтобы через год можно было объяснить, откуда взялась цифра. Если потом изменился фактический вес, курс или ставка в справочнике, выставленная позиция не пересчитывается: документ первичен. Вся цепочка описана на странице расчёта стоимости и тарифов.

Клиенту раздел «Финансы» открыт только на просмотр и только по своим операциям. Три поля (статья, контрагент и автор документа) ему не показываются нигде: ни в таблице, ни в карточке, ни в файле выгрузки. Сервер их роли «клиент» просто не отдаёт.

Причина практическая. В выборку клиента по связи с его заявкой попадают и расходные операции по этой перевозке, то есть те, которыми вы рассчитываетесь с подрядчиком. Вместе с ними уехали бы название перевозчика, статья расхода и фамилия сотрудника. Это та же коммерческая граница экспедитора, что и скрытый от заказчика перевозчик на этапе маршрута.

Менеджеру и кладовщику раздел «Финансы» не отображается вовсе.

Проведённую операцию нельзя ни отредактировать, ни удалить: сначала отмена проводки. Исключение одно: срок оплаты и комментарий меняются без распроводки, отдельным окном. Удалить нельзя и операцию, у которой есть связи. Для исправления уже сданной отчётности предусмотрен нормальный путь: корректировка новой операцией, а не стирание старой.

При создании операций работает идемпотентность: повторный клик по «Сохранить», таймаут или обрыв связи не создают второй такой же документ: возвращается результат первого запроса. Если же по тому же ключу приходят другие данные, система отвечает конфликтом, а не переписывает запись тихо.

Проводка и отмена проводки в интерфейсе выполняются построчно: отдельной кнопки «провести пачкой» в панели выделения нет. Выделение строк служит другому: сводке по выбранным операциям с суммой и остатком в разрезе валют и типов документов, чтобы перед закрытием месяца было видно, что именно вы собираетесь провести.

Дальше стоит посмотреть, как ставка превращается в сумму счёта: это расчёт стоимости и тарифы и калькулятор. Условия подключения описаны на странице тарифов, а показать систему на ваших цифрах можно на демонстрации.

• Не заменяем бухгалтерию и не претендуем на место 1С

  Учёт в LogiFlow однозаписный: операция напрямую меняет нужные балансы, отдельных проводок «дебет / кредит» нет и равенство дебета с кредитом система не проверяет. Регламентированной отчётности, деклараций и налогового учёта здесь тоже нет: это управленческий контур, кто кому должен и сколько денег в кассе.

• Не выгружаем документы в бухгалтерскую программу автоматически

  Обмена с 1С или другой учётной системой нет, данные уходят файлом; как именно, описано в разделе интеграций (/integrations). Выгрузка списка операций собирается из строк открытой страницы таблицы, а не из всего отфильтрованного среза, поэтому размер страницы увеличивают заранее.

• Не подключаемся к банку и не проводим платежи

  Банковской выписки система не забирает, платёжных поручений не отправляет, эквайринга нет. Платежи заводятся в системе как документы, в том числе «на основании» счёта с уже заполненными полями, а сверка с банком делается выгрузкой отфильтрованного списка.