ЭТрН и электронный документооборот

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это тот же документ, что и бумажная транспортная накладная: те же стороны, те же подписи, тот же юридический смысл. Отличие в форме: она подписывается электронной подписью и хранится в государственной системе, а не в папке у водителя.

Обмен идёт через оператора Контур.Логистика: он передаёт накладную в государственную систему и доставляет остальным участникам. LogiFlow оформляет документ, подписывает и показывает состояние, но оператором перевозочных документов не является, и от этой разницы зависит, у кого вы получаете ключ доступа.

С 1 сентября 2026 года действует требование электронной формы по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ с установленными исключениями. Минтранс объявил бесштрафный период до 1 марта 2027 года. Он не отменяет переход: проверьте применимость исключений к вашей перевозке и подготовьте участников обмена.

Требования, исключения и порядок подготовки разобраны в статье ЭТрН с 1 сентября 2026 года.

Накладная собирается по частям: каждая сторона подписывает свою. Такая часть называется титулом, и следующий титул нельзя подписать, пока не подписан предыдущий.

Четыре титула составляют основную цепочку:

Ещё два касаются денег и оформляются после доставки: по Т5 перевозчик заявляет стоимость, по Т6 грузоотправитель с ней соглашается. Отказ подписать Т6 документооборот не хоронит: перевозчик выставляет стоимость заново, редакций Т5 может быть сколько потребуется.

Последние два появляются, только если что-то пошло не по плану: Т7 для переадресации, когда меняется получатель или адрес выгрузки, и Т8 для эстафеты, когда у того же перевозчика меняется водитель или машина. Оба подписывает перевозчик.

Ваша компания подписывает только за те стороны, которыми является: если вы грузоотправитель, за вами Т1, а Т2 и Т3 подписывают перевозчик и получатель у себя. Система показывает, чьей подписи документ ждёт сейчас.

Ошибка здесь стоит перевыпуска накладной.

Когда груз принадлежит клиенту, а перевозку организуете вы по договору экспедирования, у накладной появляется четвёртая сторона, заказчик. В заявке это включается галкой «Мы экспедитор»: поле «Клиент» становится «Заказчиком», добавляются номер и дата договора, а в накладной появляется блок заказчика.

Накладная оформляется на каждый этап отдельно: груз идёт до склада одной машиной, дальше другой, и это две накладные. У сборного груза магистральный участок закрывается одной, а развоз по точкам оформляется отдельными. Поэтому в отправлении с несколькими этапами состояние показывается по каждому своё: свои титулы, свой статус, свои документы. Как устроены сами этапы, описано на странице мультимодальных перевозок.

У электронной накладной роль бумажной папки играет QR-код:

Инспектор считывает код своим устройством, интернет для этого не нужен. На бумаге годится печатная форма, QR в ней уже стоит. Кнопка «QR-код» отдаёт анимированный код: данные в один квадрат не помещаются, кадры сменяют друг друга, и показывают его только с экрана.

Титул подписывается на машине подписанта, а не на сервере: закрытый ключ никуда не передаётся, иначе подпись не была бы вашей. Цена решения: четыре компонента на рабочем месте, строго в этом порядке:

1. КриптоПро CSP — криптография и доступ к ключу;
2. КриптоПро ЭЦП Browser plug-in — связывает браузер с КриптоПро;
3. расширение браузера — путь от страницы к плагину;
4. квалифицированный сертификат (КЭП) в личном хранилище.

Отдельная вкладка настроек сама проверяет, что уже стоит и чего не хватает, и даёт ссылки под вашу систему и браузер. Подписывать можно из Chrome, Edge и Firefox; меньше всего возни с Chromium-Gost и Яндекс Браузером для организаций, там расширение встроенное. В Safari подписать нельзя: расширения для него не существует.

Администратор подключает юрлицо ключом доступа Контура и проверяет связь. Один ключ обслуживает одно юрлицо: при нескольких организациях каждая подключается своим. Для подключения достаточно ИНН; остальные реквизиты нужны уже первой накладной, и система заранее покажет, чего не хватает.

Дальше заводятся подписанты, то есть сотрудники, подписывающие от имени юрлица. Сертификат при этом нигде не указывают: система запомнит его при первой подписи и дальше будет сверять с ним каждую следующую. Когда сертификат перевыпустят, а это происходит примерно раз в год, старый открепляется одной кнопкой, и следующая подпись закрепит новый.

Если подписывает не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность: в LogiFlow она регистрируется по номеру из реестра ФНС. Просроченная доверенность останавливает подписание, за сроком приходится следить.

Иностранная компания или иностранный гражданин попадают в накладную не по ИНН: в карточке выключается переключатель «Резидент РФ» и заполняются страна и статус.

Система не отпускает документ с неполными данными: вместо формы подписи открывается конкретный список того, чего не хватает. В нём бывают реквизиты сторон, сведения о грузе, данные транспорта и водителя, адреса и даты погрузки и выгрузки, а для экспедиторской заявки — номер и дата договора.

Сопроводительные документы, сертификаты и паспорта качества, прикладываются в черновике: до 20 файлов и 20 МБ суммарно. Для контейнерной перевозки сопроводительная ведомость обязательна, без неё подпись отклонят.

Бумажный документ в таких случаях переписывают. Электронный исправляют, и каждый случай оформляется своим действием.

Ошибка в подписанном документе. Оформляется исправление, то есть новая редакция титула: накладной (Т1), приёмки (Т3), стоимости (Т5), переадресации (Т7) или эстафеты (Т8). Стороны, подписывавшие следом, переподписывают свои титулы.

Сменились водитель или машина у того же перевозчика. Это эстафета: накладная продолжает действовать, переоформлять её не нужно.

Груз забирает другой перевозчик. Перевозчик это сторона подписанного документа, и заменить его внутри накладной нельзя. Текущий закрывает её на себя, на второго выпускается новая.

Груз едет другому получателю или по другому адресу. Это переадресация, её подписывает перевозчик. Оформляют её до подтверждения получения (Т3); после Т3 она остаётся доступной, только если получатель отказался принять груз или принял его частично. Крайняя граница для любых поправок это подпись стоимости (Т5).

Если исправлением дело не решить, накладная архивируется и по этапу выпускается новая. Прежняя остаётся в истории: она уже побывала в государственной системе, и удалить её нельзя.

Отдельного «раздела ЭДО», в который нужно ходить, нет. Накладная показывается там же, где ведётся перевозка: на вкладке «ЭТрН» и в блоке у каждого этапа — чья сейчас очередь, стадия подписания значками Т1–Т4 со счётчиком, идентификатор в государственной системе и только те кнопки, которые уместны сейчас.

• LogiFlow не оператор электронного документооборота

  Накладная уходит в государственную систему через оператора Контур.Логистика: ключ доступа выдаёт он, и подключение юрлица делается его ключом. Сама LogiFlow готовит и подписывает документ, но статуса оператора не имеет.

• Не заменяем CMR, железнодорожные и авиационные накладные

  Электронная накладная заменяет российскую транспортную накладную. У международной перевозки действует CMR, у железной дороги и авиации — свои документы, и они оформляются вне этого раздела.

• Электронного путевого листа в системе нет

  Работы с путевыми листами продукт не ведёт. Если груз везёт собственный транспорт компании для своих нужд, транспортная накладная не составляется вовсе, а путевой лист оформляется за пределами LogiFlow.

• Машиночитаемую доверенность не выпускаем

  МЧД оформляется в сервисе ФНС или у оператора ЭДО и подписывается руководителем там же. В LogiFlow действующая доверенность только регистрируется — чтобы прикладываться к подписи сотрудника.